Ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng. Chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.

Ý nghĩa của công tác văn thư:

• Công tác văn thư lưu trữ bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ. Chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. 
• Công tác văn thư lưu trữ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan. Cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ. Nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết. Các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
• Công tác văn thư lưu trữ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia. Các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. 

Những yêu cầu đối với ngành công tác văn thư lưu trữ

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày. Đòi hỏi người cán bộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản trên các lĩnh vực như:

• Yêu cầu về phẩm chất chính trị
• Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
• Những yêu cầu khác.

Yêu cầu về phẩm chất chính trị:

Người cán bộ văn thư cơ quan hằng ngày tiếp xúc với văn bản. Có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị. Nói chung người cán bộ văn thư phải có phẩm chất chính trị tốt. Cụ thể là:

• Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa. Và trung thành với các cơ quan và trung thành với chính bản thân mình;
• Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. Giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào.
• Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của nhà nước. Coi việc chấp hành luật pháp là nghĩa vụ của mình.
• Người cán bộ văn thư phải luôn luôn rèn luyện bản thân. Coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên.

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ:

Yêu cầu về nghề nghiệp chuyên môn của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

• Về lý luận nghiệp vụ:

Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ. Trong đó biểu hiện nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Điều quan trọng đặt ra là không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường. Mà còn phải có ý thức luôn luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác. Từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.

• Về kỹ năng thực hành:

Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư. Không thể nói: người cán bộ văn thư giỏi mà không thực hành các nghiệp vụ công tác văn thư một cách thành thạo, có chất lượng và năng suất cao. Qúa trình thực hành các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư. Ngoài giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.

Những yêu cầu khác:

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người công tác văn thư lưu trữ của cơ quan không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cư lao động. Ngoài tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng… Mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:

• Tính bí mật:

Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:

– Có sự kín đáo.

– Có ý thức giữ gìn bí mật

– Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn. Những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác.

– Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của nhà nước, bí mật của cơ quan.

• Tính tỉ mỉ:

Nội dung công việc của công tác văn thư lưu trữ hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

– Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ. Không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v…

– Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.

• Tính thận trọng:

Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng. Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư. Những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo. Những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc có những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến công việc. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm.

• Tính ngăn nắp, gọn gàng:

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp. Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm việc. Mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v… Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư.

• Tính tin cậy:

Cán bộ công tác văn thư lưu trữ là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện tính tin cậy. Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra mọi công việc của văn thư. Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để Thủ trưởng có thể yên tâm làm việc. Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm.

• Tính nguyên tắc:

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của nhà nước và của cơ quan. Trước hết là các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v… Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định. Tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.

• Tính tế nhị:

Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy công tác văn thư lưu trữ phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác. Đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì. Và sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sả kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết.

Học viên có nhu cầu học “Chứng chỉ văn thư lưu trữ ngắn hạn”. Vui lòng liên hệ ngay với ban tuyển sinh số 3 qua số điện thoại :

Hotline: 0936 201 222 gặp thầy Dũng | 0286.286.9333 gặp cô Hiền

Để hoàn thiện hồ sơ nhập học và nhận nhiều quyền lợi tốt. 

Địa điểm đăng ký

• Địa chỉ: 181 Lê Đức Thọ, phường 17, quận Gò Vấp, Tphcm (Văn phòng tuyển sinh số 3)
• Hotline: 0936 201 222
• Mail : hocvalam24h@gmail.com

Mọi thắc mắc và thông tin mới hãy điền và from đăng kí dưới đây để được tư vấn miễn phí nhé!

Cập nhật các thông tin mới nhất của trung tâm tại đây!